Guider för ditt arbetsflöde
Byt faktureringsprogram till Frifaktura
Flytta kund- och artikelregister steg för steg. Börja med några poster, granska resultatet och behåll dina gamla fakturor och original tillgängliga.
1. Spara det gamla underlaget
Spara det gamla underlaget först. Exportera kunder och artiklar från ditt tidigare program. Spara också gamla fakturors original, kreditfakturor, betalningsuppgifter och uppgifter om använda fakturanummer. Kontrollera att exporterna går att öppna och ta en egen backup. Behåll åtkomst till det gamla programmet och originalen tills övergången är kontrollerad. Säg inte upp den gamla tjänsten innan du har kontrollerat hur du kommer åt underlaget efteråt.
2. Välj och kontrollera ditt företag
Logga in i Frifaktura och skapa eller välj ditt eget företag. Kontrollera företagets uppgifter och verifiering samt att rätt företag är valt. Importen gäller bara det valda företaget och kräver importbehörighet. Saknas importvalet behöver företagets ansvarige eller support hjälpa dig med åtkomsten.
3. Förbered kundernas CSV-fil
Börja med kunderna. Öppna Kunder och importen från CSV. Välj Hämta CSV-mall och anpassa en kopia av din export efter mallens rubriker. Kundfilen måste innehålla kundnummer och namn i kolumnerna kundnummer och namn. Bevara befintliga kundnummer, även inledande nollor. Övriga kundfält kan bara importeras om de stöds av mallen.
4. Förbered varor och tjänster
För varor och tjänster öppnar du Varor och tjänster och hämtar dess CSV-mall. Alla dessa rubriker krävs: artikelnummer;namn;pris_exkl_moms;valuta;enhet;moms_procent. Kontrollera artikelnummer, pris exklusive moms, valuta, enhet och momssats. Välj rätt decimaltecken: komma eller punkt. Priset ska sakna tusentalsavskiljare. Behöver du avgöra moms eller annan skattehantering ber du en mänsklig rådgivare om hjälp.
5. Välj filformat och dela upp registret
Spara filen som UTF-8 CSV. Välj samma avskiljare som filen använder: semikolon, komma eller tabulator. Vid artiklar väljer du även filens decimaltecken. Dela större register i filer med högst 200 datarader och högst 256 KiB per fil. Använd samma namn i Importkälla för alla omgångar från samma register och vid framtida återimport. Byt inte källa eller nummer för att kringgå en dubblett.
6. Granska och prova en liten import
Prova först med några få kunder och artiklar. Välj CSV-fil, fyll i Importkälla och välj Granska filen. Kontrollera företagets namn, filens uppgifter och åtgärderna Skapa, Behåll befintlig och Kontrollera dubblett. Fel och konflikter måste lösas innan importen kan sparas. Befintliga uppgifter behålls och skrivs inte automatiskt över av filen. Kolumner med uppgifter som inte stöds måste hanteras innan du fortsätter; spara originalexporten. När allt stämmer väljer du Importera nya poster till det visade företaget.
7. Kontrollera testposterna och importera resten
Öppna kund- och artikelregistren och kontrollera de importerade testposterna. Kontrollera nummer, namn, kontaktuppgifter, pris, enhet, valuta och moms. Importera sedan resten i separata omgångar med samma Importkälla. Granskningen gäller i en timme; ändrade registeruppgifter kan kräva en ny granskning. Om utfallet är osäkert följer du importens kontrollsteg och stämmer av registret innan ett nytt försök.
8. Planera äldre fakturor och betalningar med support
Gamla fakturor, original, betalningshistorik och fakturanumrering flyttas inte automatiskt med kund- och artikelimporten. Be support planera och kontrollera eventuell historiköverföring separat med ditt faktiska underlag. Skapa inte nya fakturor som kopior av redan utfärdade fakturor och skicka inte gamla fakturor på nytt för att flytta historiken. Kontrollera med support vilka fakturanummer som redan är använda innan du börjar godkänna nya fakturor. En sparad testfaktura är bara ett utkast och ska inte godkännas eller skickas under kontrollen.
Behöver du hjälp? Kontakta support och beskriv vilket program du kommer från, vad du vill flytta och vilka exportformat du har. Lämna aldrig lösenord eller API-nycklar i hjälpen. Det finns ingen generell automatisk överföring från alla andra program. Frågor om betalningar, skatt eller annan ekonomisk bedömning behöver mänsklig handläggning.